Referat fra generalforsamling i Vestpark Festival, fredag den 28. september 2012

Dagsorden:
1. Valg af dirigent og stemmetæller
2. Aflæggelse af beretning v. formanden
3. Forelæggelse af revideret regnskab
4. Behandling af indkomne forslag:
- Jens Jensens har sendt nye forslag til teltlaugets videre virke,
- Helle Skjerk vil gerne stå for musikken fredag, men kan ikke bidrage med så meget mere.
5. Valg til bestyrelsen:
- Formand: Marianne Reng stiller ikke op til genvalg til formandsposten
- Næstformand: Lene Lebech stiller ikke op til genvalg til bestyrelsen
- Kasserer: Kirsten Øbro stiller op til genvalg
6. Valg af revisor
7. Skal der være Vestpark Festival næste år (2013)
8. Hvis der skal være Vestpark Festival næste år, under hvilke forhold?
9. evt.

Ad. 1: Tyge valgt til dirigent, Lene valgt til referent og stemmetæller

Ad. 2: Marianne aflagde beretning – beretningen godkendt

Formandens beretning:

Det har været et utroligt hårdt år i år, synes jeg. Og det skyldes alt sammen, at for få har for meget ansvar! Og selvom flere er trådt til, har det ikke været nok – og det har vi i år kunnet mærke følgerne af. Det har ikke været sjovt, at være med til at lave Vestpark Festival i år!

Og dette stemmer meget dårligt overens med at det SKAL være sjovt, at være med i Vestpark Festival!

Vi bør alle være enige om, at det ikke må blive for surt – og derfor skal vi give hinanden det løfte, at vi i det kommende år forsøger at gøre det lettere for os selv at afvikle Vestpark Festivalen. For først og fremmest skal det være sjovt.

Og jeg bliver også nødt til at sige, at man ikke er forpligtet til at deltage i mere end man kan overse eller overskue. INGEN er forpligtet ud over evne eller lyst! Det skal være sjovt at være med i Vestpark og ikke en sur pligt! Og det bør ALLE respektere og have forståelse for! For det skal være SJOVT! For hvis ikke det er sjovt, så betyder det Vestpark Festivals død!

Men trods det, at det har været et hårdt år, så kan jeg også se, at det igen i år er lykkedes for os at lave en utrolig god festival, med en stærk og varieret musikprofil, hyggelig stemning, hyggelig hyggetelt, god og rigelig mad og en masse glade mennesker. Selv vejret var med os!

Og det var virkelig en fryd at komme ned på festivalpladsen i dagene op til festivalen, for takket være vores nye samarbejdspartnere: Teltlauget, LIK, Kildevang og en masse frivillige, blev teltet sat op i rekord fart.

Festivalen har også – igen i år – været rigtig godt dækket i medierne. Vi fik forsiden i LokalNyt og artikler om festivalen og de nye talenter fra lokalområdet har været vist i flere aviser i Randers. Dette kæmpe arbejde for at gøre opmærksom på, hvem vi er og at vi er her.

Programmet

Fredag havde Helle fået lavet et fantastisk musikprogram. Flere år i træk har der været klaget over at musikken var for høj under middagen og derfor spillede jazzpianisten Tobias Dorph hyggemusik under middagen, som blev efterfulgt af ”Åben scene”, hvor lokale solister eller bands kunne give et nummer eller to. Begge dele var en stor succes. Og så spillede musikken ellers op til dans.

Lørdag havde William og Anton lavet et fantastisk musikprogram og det lykkedes os at lokke flere unge til tidligere pga. vores samarbejde med Boxen.

Desværre glæder det for begge aftener, at der ikke kom nok!

Fredag manglede vi en del af de ”unge-der-er-ved-at-blive-voksne” og lørdag manglede vi bare nogle unge. Derudover kan vi se en tendens til at de unge om lørdagen ikke kommer for at lytte til musik, men for at være sammen med deres venner. Festivalstemningen kom aldrig rigtig i gang.

Og helt konkret kan vi jo se i vores regnskab, at der ikke kom helt nok mennesker.

Søndag havde Johanne sørget for at dagen bød på teater og musik for både store og små. Børnenes eget teaterstykke var forrygende og rørende, og især henvendt til de større børn. Den lille vind var sjove for alle, men nok mest for de mindre og Still Alive kunne imponere alle.

Forbedringer i årets løb:

Mange af de ting, som vi satte os for at forbedre til dette års festival, har mange frivillige knoklet for at forbedre i årets løb. Blandt andet er der blevet lavet:

·         Nye skilte er blevet lavet, både til rundt omkring i byen og til barerne.

·         Henry har knoklet med at få indkøbt en trailer, som han over en lang periode har fået indrettet til køkkenvogn, så vi kunne beholde vores glade smiley (der kom dog aldrig nogen fødevarekontrol).

·         En ny bar er blevet lavet, så vi også der kan beholde vores glade smiley der.

·         Pladsen blev ordet i juli måned – og altså i rigtig god tid.

Mange tusind tak for det!

Afvikling af pladsen:

Pladsen var også hurtigt ryddet igen om søndagen og takket være Lones gode sandwichs, så fik arbejdsholdet også lidt godt i maven undervejs.

Også en tak for det!

Udfordringer for den nye bestyrelse til næste år:

Til en ny bestyrelse vil jeg sige: I har nogle udfordringer i det kommende år, som bør diskuteres:

1.     Vi skal have fat i flere hoveder, hænder og hjerter til at bære festivalen igennem. Både i bestyrelse og på pladsen under afviklingen. Og især til oprydningen om søndagen, for sjovt nok er der ikke mange, der møder op der.

2.     Henry holder og vi skal have gang i de nye elektrikere og vi skal have opdateret meget af vores el – det skal der skaffes penge til.

3.     Vi skal finde ud af hvordan vi afholder festivalen til næste år. I år kom der som sagt ikke nok festivalgæster og det betød helt konkret at vi mistede omsætning. Derudover sidder de unge derhjemme og holde forfest til langt ud på aftenen. Og når de endelig kommer, så snakker de. Det holder ikke! Og det bliver bestemt en udfordring at finde ud af, hvad det er folk vil have? Hvordan vi skal satse? Eller må vi indse at tiden for Vestpark Festival er løbet fra os?

4.     Sidste år kunne Jens Jensen – tidligere bestyrelsesformand for Vestpark Festival – se at vi i bestyrelsen var ved at være trætte! Han tilbød os derfor at danne et Teltlaug, som skulle sætte teltet op ved få aftalte arrangementer i årets løb. Det hele lød godt, for flere havde meldt sig til at hjælpe. Men – og det er uden løftet pegefinger – så har ALLE folk bare for travlt! Og selvom man gerne vil hjælpe, så er det bare ikke altid, at man har tid og overskud til det. DERFOR skal den nye bestyrelse finde ud af om Vestpark Festival skal fortsætte med at leje teltet ud – og hvis vi skal: Hvordan skal det så fungere? For som det er nu, så fungerer det ikke!

5.     Vi fik påtalt fra brandmyndighederne, at teltet skal vendes til næste år. Nødudgangen i teltets venstre side vender lige ud om en skråning og det duer ikke i tilfælde af at mange skal flygte ud af åbningen.

6.     Og så har vi desværre – for første gang i mange år – røde tal på kontoen. Det bliver en udfordring at finde ud af hvordan vi retter op på dem og i det hele taget, hvordan vi sikre Vestpark Festival.

Men trods vore mange prøvelse, så synes jeg, at dette års Vestpark Festival – igen i år – blev afviklet på en måde, som vi kan være stolte af.

Og ja, der er steder, hvor vi kan gøre det bedre – og jeg håber, at alle de nye hoveder, der har meldt sig i år, kan være med til at komme med en masse friske indspark! Hvordan har I mon oplevet festivalen de andre år og hvad kan der gøres bedre?

Men det er selvfølgelig ikke kun de nye, der er velkomne med indspark – alle tilbagemeldinger fra frivillige og gæster er velkomne.

Men – for nu at være en tørvetriller – erfaringen viser også at vi skal huske på, at Vestpark Festival nu engang er Vestpark Festival – hverken mere eller mindre!

Inden jeg takker helt af vil jeg dog gerne benytte lejligheden til at takke Lene og Henry for nogle rigtig gode år i Vestpark Festivalens bestyrelse.

Til sidst mangler jeg bare at sige: Tusind tak for i år – jeg håber, vi ses til næste år!

Ad. 3: Regnskabet blev gennemgået og godkendt – kommentarer:
- mangler 10.000 kr. i 2012 tilskud fra Randers Kommune
- 4000 kr. fra LIK 2012 er gået ind på teltlaugets konto til indkøb af materiel og til vedligehold af telt.
- mangler ca. 4000 kr. fra moms
- resultatet viser tydeligt de manglende gæster i år. Ca. 100 fredag og 100 lørdag.
- når man tager i betragtning af der er indkøbt vogne for ca. 32.000 kr. er resultatet faktisk ikke så ringe endda. Festivalen benytter stadig kassekredit fra Sparekassen, som løber et år eller to endnu.

Ad. 4: Indkomne forslag
- Forslaget fra Jens Jensen behandles af den nye bestyrelse på næste møde
- Beskeden fra Helle taget til efterretning

Ad 5: Valg til bestyrelse
Lars og Lene tager sabbatår, men sørger for ny opmåling af parken, samt udkast til nye tegninger til beredskabet. Lene sørger for overlevering af beredskabsplaner og den store sikkerhedsmappe til den nye sikkerhedsansvarlige.

Valgt til bestyrelse: Kirsten, Marianne, Lone, William, Anton, Helle, Lasse, Nikoline, Pernille, Camilla, Jacob, Tim, Tyge, Johanne, Karen og Rikke

Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende bestyrelsesmøde den 25. oktober 2012.

Ad. 6: Valg af revisor
- Jens Berg genvalgt til revisor

Ad. 7: Skal der være VP næste år?
- JA!

Ad. 8: Under hvilke forhold?
Bestyrelsen tager stilling til det på førstkommende møde, men følgende forslag/visioner blev vendt:
- Fredag som vanligt, lørdag starter med børnedag, og fortsætter for de unge (ny målgruppe: 25-40 årige?)
- Vi skal satse på en hel ny generation, for dem der er 18-25 år kommer ikke. De har ingen historik i forhold til VP, så det får vi ikke noget ud af. Vi skal satse på de 25-40 årige (det er også dem der har penge)
- Evt. gennemtænke muligheden for After-party?
- Tale med de i byen med spiritusbevillinger, kan vi indgå et samarbejde her? (Lars taler med Peter)
- Tænke på et større navn som trækker folk til. Evt. søge midler v. kommunen + lokale sponsorer. Evt. booke Niels Klapper Fisken til næste lørdag aften
- Flere musik/kulturfolk med i arbejdet. Nogen som ved mere om lyd, teater, musik mv. som kan hjælpe til og give VP et andet udtryk.
- Læg hovederne i blød: hvad skal nyhedsværdien være næste år? Trække medierne til! Lave film til hjemmesiden (bands)
- være opmærksomme på prisstigninger – skal prisen hæves til 100 kr. for en aften næste gang?
- Johanne arbejder for at finde flere ”unge musikere”. Vi skal stadig satse på de lokale.
- Der skal tænkes mere i frivillighed, og hvordan vi tager imod nye frivillige. Det skal ikke være en lukket klub, hvor man ikke rigtig føler sig som en del af flokken.

Visioner:
1) Vestpark skal ”ned på jorden igen”. Der skal være ånd og lokalkolorit på festivalen. Der er mange regler og restriktioner som vi skal overholde, men vi mangler noget af det der har kendetegnet VP.

2) Eget lyd/lys anlæg evt. i samarbejde med Kulturhuset. Søge midler sammen. Eller tage kontakt til skoler der udd. lyd og lys folk – lade dem prøve det af på VP.

Lars og Tolle undersøger muligheden for at leje til mindre pris.

Bestyrelsen tager stilling til den videre afvikling af VP.

Ad. 9: NÆSTE MØDE ER DEN 9. OKTOBER 2012 KL. 19.30 I BOXEN

Referat: Lene Lebech